De fleste moderne virksomheter benytter allerede en digital verktøykjede av spesialiserte forretningsverktøy som dekker de ulike aspektene ved virksomheten deres, for eksempel et ERP-system for å administrere økonomi og regnskap og et dokumenthåndteringssystem for å administrere dokumentasjon og kommunikasjon. Dessverre kan verktøykjeden lett bestå av fem til ti slike systemer eller enda flere for de fleste virksomheter. Dette fører til at prosesser og data blir fragmenterte og mindre optimale for å støtte virksomheten. Legal Plant er sant nok, nok et verktøy i denne verktøykjeden. Likevel, i motsetning til de fleste andre digitale verktøy, knytter det alle disse individuelle systemene sammen og fjernstyrer dem når det er nødvendig for å muliggjøre ende-til-ende arbeidsflyter og et enkelt punkt som har full oversikt over alle data. Denne tilnærmingen kan virkelig forbedre virksomheten din!
De fleste av dagens avanserte digitale verktøy er forsterket med kraftige APIer (Application Provider Interface) som gjør det mulig å betjene alle funksjonene i disse applikasjonene maskin-til-maskin, og disse APIene brukes til å gjøre integrasjoner mellom systemer. Slik kan Legal Plant helt eller delvis fjernstyre andre forretningsverktøy for å defragmentere og forene forretningsprosesser. Dette betyr at brukere av Legal Plant kan bruke funksjonalitet og endre data i ulike systemer rett fra sammenhengen i Legal Plants brukergrensesnitt, f.eks. logge timer på saken i Legal Plant, men samtidig automatisk fylle ut dette eksternt i ERP-systemet tilgjengelig for fakturering og regnskaps-arbeidsflyter.
Det er allerede mange integrasjoner implementert i Legal Plant. Den trolig første brukeren kommer i kontakt med er integrasjonen med Brønnøysundregistrene, takket være at Legal Plant-brukere har sømløs tilgang til en pålitelig katalog over registrerte virksomheter i Norge. Denne integrasjonen letter ikke bare søket etter selskaper, men eliminerer også risikoen for å legge inn feil data med de konsekvensene det kan føre til.
Kraften til integrasjoner
En mer omfattende integrasjonsløsning er integrasjon med Google Disk og Google Mail. Førstnevnte lar deg lagre dokumenter knyttet til saken på ett sted, tilgjengelig for alle medlemmer av saksteamet. Viktig – å få tilgang krever ikke kompliserte administrative aktiviteter som å tildele passord og lignende. Det er nok å legge brukeren til saksteamet (for eksempel ved å delegere en oppgave til ham i saksarbeidsflyten), så vil resten skje av seg selv. Når vi snakker om integrasjon med Google Drive, er denne typen integrasjon med MS365 klar i nær fremtid.
Når det gjelder Google Mail, består denne integrasjonen av å gruppere alle e-poster knyttet til en gitt sak på ett sted, uavhengig av hvilket spesifikt saksteammedlem som er adressat eller avsender av e-posten. Det handler om mer enn bare bekvemmeligheten, åpenheten og den enkle tilgangen til saksinformasjon i e-poster – selv om dette selvfølgelig er viktige faktorer. Slik integrasjon muliggjør fremfor alt å oppnå nødvendig compliance. Å samle alle e-poster knyttet til saken på ett sted gjør det også mulig å administrere informasjonen som ligger der – for eksempel å fjerne dem fra alle e-postbokser på klientens forespørsel.
Integrasjon av regnskapssystem
En relativt omfattende og potensielt svært nyttig integrasjon er den med regnskapssystemet. Det lar advokatfirmaansatte logge timer brukt på å jobbe med spesifikke saker uten å forlate programmets kontekst, logge på et annet system og andre distraksjoner.
Brukeren kan logge timene to steder. Den første er 'Mitt arbeid'-visningen, som er det personlige kontrollpanelet til hver Legal Plant-bruker. I fanen 'Timeliste' er det en forhåndsvisning av alle saker som en gitt bruker er involvert i, uavhengig av om han er ansvarlig for hele saken eller kun for en av oppgavene i arbeidsflyten. I denne visningen er det også mulig å logge timer som ikke er relatert til noen spesifikk sak. Loggede timer er synlige i ukentlige intervaller, og fakturerbare og ikke-fakturerbare timer er tydelig atskilt.
Det andre stedet hvor brukeren kan logge timer er konteksten til en spesifikk sak. Her er det kun mulig å logge timene brukt på en gitt sak og slik unngå distraksjoner.
Alle loggede timer vises i integrerte regnskapssystemer, noe som gjør arbeidsregistreringsprosessen praktisk (brukeren trenger ikke å forlate konteksten han jobber i) og fri for konsekvensene av mulige feil (takket være å eliminere brukerens interaksjon med det ofte kompliserte regnskapssystem).
Integrasjonen av Legal Plant med PowerOffice Go er for øyeblikket tilgjengelig, men integrasjon med Tripletex er nært forestående. Vi planlegger også integrasjoner med andre regnskapssystemer som er utbredt i advokatbransjen.
