Vi er i den digitale transformasjonens tidsalder. I de fleste forretningsområder har dette handlet om å digitalisere de spesifikke forretningsverktøyene som brukes til å produsere forretningsresultatet for advokater, for eksempel en digital tekstbehandler i stedet for en skrivemaskin. Men på mange områder gjenstår det fortsatt mye for å digitalisere selve prosessen og arbeidsflyten.
For de fleste virksomheter kan det oppnås mange effektivitets- og kvalitetsgevinster ved nøye og grundig kartlegging og digitalisering av hele verdigenereringsstrømmen fra etterspørsel til levering. Legal Plant gjør nettopp det for advokatpraksis. Dette gjør det mulig å frigjøre kraftig analysestøtte, automatisering og riktig ressursutnyttelse og kvalitetskontroll, noe som gjør virksomheten bedre og mer lønnsom.
Tre nivåer
Det er tre nivåer av arbeidsflytstøtte i Legal Plant:
for mange prosesser, for eksempel etablering av en sak, er det trinnvise veiledninger eller veivisere for å legge inn nødvendige data i en optimal rekkefølge
Legal Plant har et fullverdig to-do system dypt integrert i hele systemet slik at arbeidspakker og oppgavedelegering kan fanges opp og planlegges underveis, godt integrert i den daglige bruken av systemet i en logisk og intuitiv sammenheng
som ekstra støtte har Legal Plant et godt designet og kraftig varslingssystem som påminner og oppdaterer brukerne dynamisk for å sikre optimal oversikt og effektivitet.
Riktig datastrukturering
La oss se litt nærmere på det første nivået, det vil si å etablere en sak. Det er en enkel prosess der brukeren ledes av en veiviser. Hele veiviseren er delt inn i fire trinn, og et sammendrag av dataene som er lagt inn i hvert trinn er alltid synlig i panelet på høyre side av skjermen. Veiviseren er konstruert på en slik måte at den på den ene siden sikrer riktig struktur på de innlagte dataene, og på den andre hindrer brukeren i å overse noe eller glemme noe viktig informasjon.
I det første trinnet bør du gi grunnleggende informasjon om saken, det vil si tittel og kort beskrivelse av saken, og emnet og kategorien saken tilhører. I dette trinnet oppgir du også den planlagte datoen for avslutning av saksbehandlingen og tildeler en person som er ansvarlig for det videre arbeidet med saken. Du kan også velge en arbeidsflytmal som passer best til arten av en gitt sak.
Det neste trinnet er kundedetaljer. Denne operasjonen er så enkel som mulig – skriv inn navn eller organisasjonsnummer, så tar oppslag i brreg.no seg av resten. Hvis kunden er en fysisk person, legger man bare inn dataene i systemet.
Det neste trinnet er å oppgi detaljene til kontaktpersonen (eller personene). Igjen kan du velge mellom oppføringer som eksisterer i applikasjonsdatabasen eller å legge til nye personer i registeret.
Til slutt, i siste trinn (på samme måte kan du velge blant eksisterende eller legge til en ny), legger du inn motparten i en gitt sak - dersom det er aktuelt i den gjeldende saken. Det er verdt å huske at du kan legge til mer enn en motpart.
Du kan se et sammendrag av alle innlagte data på slutten og en "Lagre og legg til"-knapp. Etter å ha klikket på den, vises vår nye sak i registeret med statusen "Ny". Merk - hvis du av en eller annen grunn avbryter prosedyren for å opprette en ny sak før du går gjennom alle trinnene i veiviseren, vil den angitte informasjonen bli lagret, og saken vil være synlig på listen med "utkast"-status.
Effektiv arbeidsflyt
Det andre nivået, det vil si to-do funksjonaliteten som er dypt integrert i hele systemet, er intuitivt og enkelt å bruke. Det muliggjør rask og enkel delegering av individuelle oppgaver til saksteammedlemmer.
Arbeidsflytsystemet består av milepæler og oppgaver. Milepæler er overordnede stadier som skal gjennomføres innenfor en gitt sak, som igjen er delt inn i individuelle, spesifikke oppgaver. Både milepæler og oppgaver kan ha en unik tittel, beskrivelse og forfallsdato. Likevel er det bare oppgaver som kan tildeles en bestemt person. De har også sine statuser - å endre statusen til "Fullført" resulterer i oppdatering av fremdriftslinjen for milepælen der oppgaven hører til. Etter å ha lukket alle milepælsoppgaver, merkes milepælen automatisk som fullført.
Både milepæler og oppgaver kan legges til og settes opp på hvilken som helst måte av brukeren. For enkelhets skyld har vi imidlertid introdusert maler som gjør det mye enklere å bruke arbeidsflyten. Malene tilsvarer de vanligste tilfellene i praksis, og rekkefølgen av milepæler og oppgaver tilsvarer rekkefølgen av handlinger som passer for disse sakene.
Dette lar deg organisere arbeidet veldig effektivt med minimalt med tid på å skrive ned individuelle oppgaver.
Gå aldri glipp av noe
Og til slutt, det tredje nivået av arbeidsflytstøtte i Legal Plant er varslingssystemet. I dette tilfellet er brukergrensesnittet veldig lik andre løsninger av denne typen, så det er ingen vanskeligheter med å bruke denne funksjonaliteten. Varsler vises i øvre høyre hjørne av skjermen i form av et «bjelleikon». Den komplette listen over varslinger - inkludert allerede klikkede varsler, kan også finnes i den aktuelle fanen i "Mitt arbeid"-panelet. De gjelder kun saker og oppgaver som er direkte relatert til en gitt bruker, og slik gir de betydelig ekstraverdi i stedet for å bidra til å øke informasjonskaoset.
Som du kan se, støtter Legal Plant en enkel arbeidsflyt fra å sette opp en sak gjennom å utarbeide en liste over spesifikke aktiviteter som skal utføres, til håndtering av varsler angående oppgaver knyttet til saken. Alle disse funksjonene er oversiktlige, intuitive og veldig enkle å bruke. Som et resultat er legal Plant et praktisk verktøy for daglig bruk i alle advokatfirmaer.
