En praktisk arbeidsprosess av høy kvalitet starter med oversikt og struktur. Informasjonen om klienten og saksdetaljene ligger i kjernen av enhver juridisk prosess, og det er derfor dette er kjernemodulen til LegalPlant. Ved å ha all saksinformasjon samlet på ett sentralt sted kan de juridiske medarbeiderne unngå repeterende arbeid og friksjon, samt effektivt holde sin klient oppdatert på fremdriften i sin sak – med andre ord oppnå mer med mindre innsats. Det gir mer fornøyde kunder og sunnere bedrifter.
Dagens digitale verden er full av spesialiserte digitale verktøy, som vi bruker som vår verktøykjede. Dette kan resultere i problemet med at prosesser og data blir fragmentert på tvers av alle disse verktøyene, og forhindrer optimale arbeidsflyter. Det er derfor LegalPlant knytter alt dette sammen til en enhetlig brukeropplevelse der funksjonalitet og data kan nås fra ett sentralt punkt. LegalPlant erstatter ikke de spesialiserte verktøyene, men sikrer en oversikt og ende-til-ende-perspektiv på arbeidsflyt og data. Dette frigjør mulighetene i skyen, analytiske metoder og automatiseringen, som kan forbedre effektiviteten og kvaliteten enormt!
Enkle, men kraftige funksjoner
Legal Plants funksjonalitet som letter og forbedrer juridisk arbeid kan ved første øyekast virke enkle. Likevel er de kraftfulle i all sin enkelthet. Nøkkelen til verdien av Legal Plant er lagring, kobling og tilgang til all nødvendig informasjon fra ett sted. Det første sentrale registeret som opprettholdes med vår løsning er saksregisteret. Etter å ha klikket på Saksfanen på sidemenyen, kan du se en liste over saker organisasjonen din håndterer. I denne visningen kan du sjekke sakens nåværende status, tittelen (som umiddelbart kan indikere hvilken type juridisk problem du må forholde deg til), samt navnet (eller navn og etternavn) til klienten, navn, og etternavn på kontaktpersonen på vegne av selskapet (dersom selskapet er oppdragsgiver), samt dataene til personen som er tildelt saken.
Imidlertid er dette kun de grunnleggende opplysninger i saksregisteret. Etter å ha klikket på sakstittelen, åpnes saksdetaljvisningen, som inneholder all nødvendig informasjon på alle stadier av arbeidet. Dataene som samles inn i denne visningen er strukturert i undermenyen på venstre side av skjermen. I begynnelsen av oversikten er alle detaljene i saken – hvem som er klient, hvem er motpart, status, detaljer om kontaktpersoner, personen som er tildelt saken, og avatarer til personer fra saksteamet.
Nedenfor, i undermenyen til venstre, er det 'Lignende saker'-fanen, der systemet viser andre saker gruppert i samme kategori sammen med dataene til personene som håndterer disse sakene. Dette gjør det mulig å dra nytte av den kollektive kunnskapen samlet av et gitt advokatfirma – for eksempel dokumentmaler eller spesifiseringen av hvordan arbeidsflyten er organisert.
Neste punkt er 'Saksteam' - der kan du se hvem (i tillegg til den som er tildelt saken) som jobber på saken. Igjen er det data om advokatfirmaansatte som er tildelt oppgaver som en del av saksarbeidsflyten.
Navnet på følgende fane taler for seg selv. 'Dokumenter' inneholder alle dokumenter knyttet til saken, fordelt på dokumenter som er lagret i applikasjonsdatabasen og de på en integrert eksterne fil-serverne.
Det neste elementet er 'Arbeidsflyt', som det er verdt å se nærmere på. Der finner du en liste over milepæler med deres oppgaver, samt deres status og forfallsdato. Fra denne visningen er det også enkelt å sjekke de ansvarlige for individuelle oppgaver og administrere hele arbeidsflyten. Artikkelen viet til dette gir en detaljert beskrivelse av arbeidsflytfunksjonaliteten.
Det neste elementet i undermenyen for saksdetaljer er timelisten. Dette praktiske verktøyet lar deg registrere og sjekke timene medarbeidere har brukt på en gitt sak. Takket være disse dataene er det enkelt å administrere tiden til advokater og delegering av individuelle oppgaver innenfor kompetansen til hver av dem.
Den siste fanen er 'log'. Med denne kan du se aktivitetene utført i en gitt sak av saksteamet, som å endre status på en oppgave, legge til dokumenter og lignende, samt gjeldende status for sakssynkronisering med eksterne forretningssystemer.
Kunder og motparter
Når du beveger deg nedover sidemenyen, finner du fanene 'Kunder' og 'Motparter'. Disse taler for seg selv – de er registre over parter i saker som føres av advokatfirmaet. Før vi går over til en detaljert beskrivelse av funksjonaliteten til disse registrene, må det presiseres at innholdet i begge disse fanene ikke bare er en adressebok over selskaper og enkeltpersoner som hører til saken, men også en oversikt over alle involverte i pågående saker. Dette betyr at begge disse fanene fokuserer på nødvendig informasjon – vi ser her kun de selskapene og personene som er berørt av det virkelige arbeidet til din juridiske virksomhets advokater.
De to andre fanene, gruppert under den vanlige etiketten 'Kontakter', er kontorets adressebok. For enkelhets skyld er den delt inn i enkeltpersoner og bedrifter. Dataene deres vises i en praktisk tabell, og ved å klikke på en oppføring vises detaljene for oppføringen og applikasjonsloggene knyttet til den.
Som du kan se, støtter Legal Plant den korrekte, formaliserte prosessen for å drive saker i et advokatfirma. Dette gjøres ved å gruppere alle nødvendige data på ett sted og gi dem en god, transparent og logisk struktur. På denne måten kan arbeidet utføres mer effektivt, raskere og enklere.
